HR/Payroll specialist / 人事・ペイロール担当　※英語力活かせます

職務概要 :

全従業員の給与計算を正確かつタイムリーに行う責任を負います。給与記録の維持、従業員からの問い合わせ対応、税務・労働法規の遵守を確実に行い、人事マネージャーや会計チームと連携して、報酬および福利厚生の管理をサポートします。

主な職務内容:

• 給与計算の運用・管理： * 外部ペイロールベンダーと連携し、基本給、手当、控除を含む月次給与データを正確に提供・照合する。
  • 給与計算確定後、会計仕訳を作成し、アカウンティングチームへ提出する。
• システム管理のサポート： * HRチームメンバーと協力し、Smart HRの情報を管理。入退社、昇給、その他の変更に伴う給与関連データが最新の状態に維持されるようサポートする。
• 税務・給与・年末調整窓口：年末調整時を中心に、扶養家族、税扶養、所得税等に関する従業員からの問い合わせ窓口となる。
• 海外からの新入職者（New Joiner）による給与や日本の税制・社会保険に関する問い合わせ対応を含め、全従業員からの相談に幅広く対応する。（外部税理士に相談・確認を行いながら、適切に従業員へ回答・対応する）
• コンプライアンス： 国内の労働法、税規制、社会保険、および校内規定の遵守を確実にする。
• 報告および届出： * 税務申告、社会保険料の納付、年度収入報告（給与支払報告書等）に関連するデータの準備と確認。
  • 臨時職員（非正規教員、コーチ、アルバイト等）の源泉所得税計算および支払準備。
• 予算・調査サポート： * HRマネージャーによる人件費予算策定の支援。
  • 米国助成金、EARCOS給与調査、東京都への報告等に必要な給与情報の集計・提供。
• 私学共済対応： 日本私立学校振興・共済事業団（私学共済）に関する事務手続きの対応サポートを行う。
• 監査および改善： 監査時に給与関連書類を提供する。
• 経費管理： 従業員の専門能力開発（PD）費用の管理と照合。
• その他： 事務長から割り当てられる事務局（Business Office）での業務、および学校運営全般に関わる付随業務。

Job Title: Payroll Specialist
Reports to:HR Manager, with a dotted-line reporting to the Director of Finance and Regulatory    
Affairs

Job Summary (Objectives/Scope) :
The Payroll Specialist is responsible for ensuring accurate and timely processing of payroll for all employees. This role involves maintaining payroll records, handling employee inquiries, ensuring compliance with tax and labor regulations, and collaborating with HR Manager and accounting teams to support compensation and benefits administration.

Key Responsibilities:

• Process monthly payroll accurately and on time, including salaries, allowances, and deductions
• Maintain the information at Smart HR and update employee payroll records, including new hires, terminations, salary changes, and other adjustments.
• Ensure compliance with local labor laws, tax regulations, social insurance, and company policies.
• Prepare and submit payroll-related reports, including tax filings, social insurance contributions, year-end adjustments, and annual income reports to the Tax Office and Ward Offices.
• Calculate withholding tax and prepare payments for temporary staff 
• Implement year-end income tax adjustments and issue relevant forms (e.g., Gensen Choshu Hyo).
• Coordinate with HR and Accounting teams to ensure data consistency, reconcile payroll and personnel-related accounts, and resolve discrepancies.
• Respond to employee inquiries regarding payroll, benefits, and deductions.
• Manage payroll for non-regular personnel, including non-Nishimachi teachers, summer school instructors, outside sports coaches, and temporary staff.
• Maintain personnel records and databases, ensuring all employee data is accurate and up-to-date.
• Assist the HR manager to develop personnel cost budget and provide payroll-related information for budgeting, U.S. grants, EARCOS salary surveys, Tokyo-to reports, and other internal/external requirements.
• Handle administrative matters with PMAC (Promotion and Mutual Aid Corporation for Private Schools of Japan) as required.
• Support audits by providing payroll documentation including retirement reserve details and stay updated on changes in payroll legislation, recommending process improvements as needed.
• Manage and reconcile employee professional development expenses.
• Perform other duties as assigned at the Business Office by the Director of Finance and Regulatory Affairs
• Perform general school operational duties as required

Performance Expectations:

• Ensure accuracy and timeliness in processing all accounts payable and receivable transactions
• Maintain complete and organized financial records in compliance with accounting standards and school policies
• Demonstrate reliability and accountability in meeting deadlines and handling confidential information
• Provide responsive and professional communication to faculty, staff, parents, and external partners
• Contribute to a collaborative team environment while also working effectively with minimal supervision
• Show adaptability in managing unexpected or urgent tasks, while maintaining a high level of accuracy
• Salary and benefits are competitive and commensurate with experience

休日・休暇　（今年度の場合）
秋休み（10月13日から17日）
年末年始（12月13日から1月2日）
2月（Mid-winter break )　9日10日
春休み（3月23日から27日）
GW5月4日5日
夏休み（7月第２、第３週）

応募資格

• 言語能力：
  • 日本語：ネイティブレベル
  • 英語：給与や税務に関する複雑な事項について、HRマネージャーや事務長（DBO）と日本語で的確にコミュニケーションが取れる方であれば、スピーキングに多少の不安がある方でも歓迎いたします。ただし、英語は不問ではなく、システム利用や書類作成における「読み書き」のスキルは必須となります。
• 実務経験：
  • 給与計算、給与データの仕訳の実務経験- 税理士事務所や社会保険労務士法人での勤務経験、給与ソフト使用経験、または外部ベンダーを活用した運用経験がある方を歓迎します 。
  • Smart HRなどの人事労務プラットフォームの使用経験
• スキル・資質：
  • 細部への強い注意力と、データの正確性を追求する姿勢
  • Microsoft Excel　中級レベル（当校はMac使用）
  • 優れたコミュニケーション能力
  • 高いチームワーク精神
  • 自律して業務を遂行し、期限を遵守する能力
  • 予期せぬ業務要求や急なタスクに対する柔軟な対応力
  • 学校（教育環境）で働くことへの強い意欲とコミットメント
• 学歴：
  • 大学卒業以上（学士号必須）

Qualifications:

• Native-level proficiency in Japanese and business-level proficiency in English
• Proven experience in payroll
• Strong attention to detail and accuracy
• Proficiency in payroll software and Microsoft Excel
• Good communication and organizational skills
• Strong teamwork skills
• Ability to work independently and meet deadlines
• Flexibility to handle unexpected work requirements
• Strong commitment to working in a school environment
• Bachelor’s degree required

Interested candidates: Please send an English cover letter and both English and Japanese resumes.

履歴書、職務経歴書を添えご応募ください。

Aligned with the recommendations of the International Task Force on Child Protection, we hold ourselves to a high standard of effective recruiting practices with specific attention to student protection. All applicants for positions at Nishimachi are asked to provide/verify appropriate "student protection" or "working with children” certification as part of their application.

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