Financial Staff (Procurement) / 財務スタッフ(調達)

Position Summary:

The Procurement and Supplies Section of the Division for Financial Management is responsible for the procurement of goods and services, such as research equipment, materials and office supplies. As a university that receives most of its operating funds from public sources, the section is accountable to the taxpayer and therefore works hard to ensure that it complies with all laws and rules, and that the procurement and travel expense processes are efficient and timely, as befits a world-class university.

This position will work under the Senior Manager of the Procurement Section within the Finance Division, handling duties related to procurement, cashier operations, accounting, IT, and other areas.

ポジション概要： 

財務ディビジョン調達セクションは、研究機器、資材、事務用品等の物品やサービスの調達を適切に処理するプロセスを担っています。運営資金のほとんどを公的資金に支えられている大学として納税者への説明責任を果たすため、法令・ルールに則り業務を遂行するのはもちろんのこと、世界最高水準の大学にふさわしい、効率的でタイムリーな調達を行うべく、日々努力しています。

本ポジションは、調達セクションシニアマネジャーの下、財務ディビジョンにおいて調達業務を中心に、出納業務、会計業務、IT関連業務など、大学の財務運営に関わる幅広い業務を担当します。

Responsibilities:

1. Review and process purchase requests and construction-related procurements, including vendor selection, order placement, and contract administration (including English-language contracts)
2. Support financial management activities across the university, ensuring accuracy and compliance with internal policies
3. Perform general accounting functions, including accounts payable processing, invoice verification, and voucher management
4. Serve as a point of contact for financial and administrative inquiries from both internal and external stakeholders
5. Maintain and operate accounting systems, including accurate data entry and record management
6. Assist in the preparation for and response to internal and external financial audits
7. Undertake additional duties related to finance, accounting, and procurement, as required

This position is designed as part of a broader career development pathway within the Division of Financial Management. The successful candidate will gain experience across multiple functional areas—including procurement, budgeting, and accounting—through rotational assignments, with the goal of developing into a well-rounded finance professional at OIST.

Please note that, depending on the candidate’s experience and qualifications, initial assignment may be in a different section within the Division.

職責：

1. 物品、役務及び工事の調達依頼の確認、業者への発注、契約決議（英文契約書の取扱いを含む）
2. 大学全体の資金繰り管理
3. 経理業務全般（買掛金処理、請求書等の確認、伝票整理など）
4. 学内外からの問い合わせ対応
5. 会計システムの操作・入力
6. 会計監査・各種監査への対応
7. その他上記に関連する業務

職員の能力育成等の観点から、予算、調達、経理のジョブローテーションを行うことがあります。また、財務ディビジョンでは他のセクションにも公募中ポジションがあるため、応募者の資質によっては他セクションへ配属される可能性があります。

Qualifications：

(Required)

1. At least 3 years' experience in procurement, finance, or accounting
2. Excellent interpersonal and communication skills in Japanese and English, and high capacity for clerical business
3. Intermediate computer skills (e.g. Microsoft Office)
4. Business level English language skills (TOEIC 700 approx.)

(Preferred)

1. Experience using ERP systems
2. Work experience in an English-speaking workplace environment
3. Experience building business workflows using IT systems

応募資格：

（必須）

1. 調達、財務、経理関連部門において3年以上の経験を有すること
2. 日本語および英語による優れたコミュニケーション能力（関係部署・政府等との連携・調整能力）、問題解決力及び交渉力を有すること
3. MS Office（Word/Excel/PowerPoint）を含む中級レベルのパソコンスキルを有すること
4. ビジネスレベルの英語力（TOEICスコア700点以上）

（尚可）

1. ERPシステムの使用経験を有すること
2. 英語を使う職場環境での職務経験を有すること
3. ITシステムを利用した業務フローの構築経験を有すること