【大手外資系IT】役員秘書｜年収800万円〜応相談

世界的なEC＆クラウド企業にて、マネージングディレクター数名をサポートするエグゼクティブアシスタントを募集します。

複雑なスケジュール管理、多拠点とのコミュニケーション対応、海外出張手配、グローバルHRを中心とした業務サポートなど、高度な調整力と判断力が求められる戦略的なポジションです。

プロダクトやサービス、顧客体験に影響を与える重要プロジェクトに携わり、プロフェッショナルとしての成長を目指す方におすすめの案件です。

• グローバルHRグループのマネージングディレクター数名のエグゼクティブアシスタントとしてご活躍頂きます
• 複数のタイムゾーンにまたがるスケジュール管理・調整
• 国内外出張手配（マルチデイ会議、旅程管理、経費精算など）
• 部門全体の会議・戦略プランニングの調整と運営サポート
• 機密文書、社内資料、チームリソースの整理・管理
• 会議記録（アクションアイテムの追跡、意思決定のフォローアップ）
• リーダーとチーム間のコミュニケーション促進、問い合わせ対応
• 日英間の翻訳・通訳（適宜。文化的な差異にも配慮し意思疎通をサポートすること）

Join a global IT and e-commerce leader as an Executive Assistant, providing high-level strategic support to senior leaders across global HR. In this role, you will manage complex schedules, international travel, cross-regional initiatives, and executive priorities in a fast-paced, multinational environment. This position requires strong judgment, exceptional coordination skills, and the ability to act as a trusted partner to directors and global stakeholders.

• Manage complex, multi-time-zone calendars and schedules for senior leaders, ensuring seamless prioritization and coordination.

• Plan and execute domestic and international travel arrangements, including multi-day itineraries, meetings, and expense management.

• Coordinate department-wide meetings, strategic planning sessions, and leadership reviews, managing logistics, materials, and follow-up actions.

• Maintain confidential documents, internal resources, and team materials with accuracy and discretion.

• Capture meeting outcomes, track action items, and ensure timely follow-through on decisions.

• Facilitate communication between leaders and regional teams, independently resolving queries when appropriate.

• Translate and manage bilingual communications as needed, ensuring accuracy and cultural understanding.

必須条件 経験・資格：

• エグゼクティブアシスタント、役員秘書・秘書、またはシニアアドミなどの実務経験5年以上
• 複雑なスケジュール管理や海外出張手配の実務経験
• Microsoft Office（Outlook, Excel, PowerPoint, Word, SharePoint）
• 会議運営、議事録作成、機密情報管理の実務スキル
• プロジェクトマネジメント

• 卓越したタスク管理能力、細部への注意力、業務の正確性
• プロアクティブな姿勢
• 優れたコミュニケーション能力とチーム連携力
• 機密性が高い情報を適切に管理するコンフィデンシャリティ意識、倫理観
• スピーディな環境で柔軟に対応できる適応力
• 様々な国・文化のメンバーと協働できる文化的感受性

• 日本語：ネイティブレベル
• 英語：流暢

• グローバル企業または外資系で役員や幹部の秘書を務めた経験
• HRオペレーション、プロセス改善、バックオフィス最適化の経験
• 不確実な状況で主体的に問題解決に取り組んだ経験

• Minimum 5 years of Executive Assistant or senior administrative experience.

• Proven ability to manage complex schedules and international travel.

• Strong skills in Microsoft Office Suite (Outlook, Excel, PowerPoint, Word, SharePoint).

• Experience organizing and documenting meetings and managing confidential information.

• Ability to manage multiple projects simultaneously and work independently.

• Highly organized, proactive, and detail-oriented.

• Strong interpersonal and communication skills to liaise across teams and regions.

• Professional discretion when handling confidential information.

• Adaptable and effective in a fast-paced, dynamic environment.

• Strong cultural awareness when working with global teams.

• Japanese: Native level.

• English: Fluent level.

• Experience supporting senior leaders in global or multicultural environments.

• Familiarity with HR operations, workflow optimization, or process improvements.

• Strong problem-solving skills and ability to work in ambiguous situations.