求人ID : 931142 更新日 : 2019年09月19日
沖縄の美しい自然に囲まれたキャンパスで働いてみませんか!

急募:秘書兼パートナーシップ・コーディネーター/Secretary & Partnership Coordinator 

採用企業 学校法人 沖縄科学技術大学院大学学園
勤務地 沖縄県, 国頭郡恩納村
勤務形態 契約
給与 300万円 ~ 700万円

募集要項

*Note Please submit BOTH of English and Japanese cover letter and CV.

Responsibilities:

The Dean of Research is responsible for external academic grant funding and for strategic partnerships between OIST and other research organizations. The Grants and Collaboration Section reports to the Dean of Research to deliver these objectives.

The Administrative Staff (Partnership Coordinator) will be a member of the Grants and Collaboration Section and will support the Dean of Research in strategic research partnership development.

  1. Serve as the administrator for Dean of Research’s development of OIST research partnerships
  2. Guide research partnership development to be aligned with OIST guidelines 
  3. Prepare and participate in business trips and workshops to initiate and maintain research partnerships
  4. Coordinate with internal and external members to provide logistic support for visitors of symposia, seminars, and other activities
  5. Assist with workshops and symposia, some of which may occur during weekends or holidays
  6. Arrange taskforce activities and facilitate discussions with partner universities/institutions to prepare for large external academic grant applications
  7. Assist planning, forecasting, and reporting Dean of Research’s budget

How to Apply:
Apply by uploading your submission documents to the link below.
https://asp.gigacc.com/user/~sa/a1r04kbo7kvudf2tja5cv911ms
*This is a secure file uploading system for handling confidential materials.

Submission documents:
- Cover letter in both English and Japanese
- Curriculum vitae in both English and Japanese
- Names and contact information of 3-5 referees, one of which should be a previous employer

Application Due Date:

December 21, 2019 (A2つのpplications will be screened upon arrival. Also this position will close earlier when it is filled.)

Starting Date: As early as possible

Term & Working hours:

Term: Full-time, fixed term appointment for 2 years. Contract initially with 3-month probationary period (inclusive). This contract may be renewed.

Working hours: Flextime (core time 10:00-15:00) 7.5 hrs per day (Multiplied by prescribed working days per month)

Compensation & Benefits:

In accordance with the OIST Employee Compensation Regulations
Annual salary: 3.2 million ~ 7.2 million yen (Job class: Administrative II-III, A2-3)

Benefits:

  • Relocation, housing and commuting allowances
  • Annual paid leave and summer holidays
  • Health insurance (Private School Mutual Aid http://www.shigakukyosai.jp/ )
  • Welfare pension insurance (kousei-nenkin)
  • Worker’s accident compensation insurance (roudousha-saigai-hoshou-hoken)

* OIST Graduate University is an equal opportunity, affirmative action educator and employer and is committed to increasing the diversity of its faculty, students and staff. The University strongly encourages women and minority candidates to apply.

* Information provided by applicants or references will be kept confidential, documents will not be returned. All applicants will be notified regarding the status of their applications.

*  Please view our policy for rules on external professional activities

                   (https://groups.oist.jp/acd/information-disclosure/).

* Further details about the University can be viewed on our website (www.oist.jp).

注:日本語と英語の両方のカバーレター・履歴書および職務経歴書をご提出ください。

業務内容:

研究担当ディーンは学術的な外部研究資金の獲得ならびに他の研究機関との戦略的パートナーシップ構築を担当しています。外部研究資金セクションはこれらの目的を達成するために必要な情報を研究担当ディーンに報告しています。
アドミニストレイティブスタッフ(パートナーシップ・コーディネーター)は外部研究資金セクションの一員として、研究担当ディーンの戦略的パートナーシップ構築を支援します。

  1. アドミニストレイティブスタッフとして研究担当ディーンの戦略的パートナーシップ構築を支援する
  2. OISTの規程に沿ってパートナーシップを構築する 
  3. パートナーシップ構築の契機作り、維持のために、相手先訪問や共同ワークショップ等の準備をし、実施する
  4. パートナーシップに係るシンポジウム、セミナーその他の活動における日程や参加者の移動手段等を確定するためOIST内外の関係者と調整する
  5. パートナーシップに係るワークショップやシンポジウム等イベントを支援する(公休日に行われる場合あり)
  6. 大型の学術的外部研究資金応募に向けたタスクフォースを招集し、相手方との議論を促進させる
  7. 研究担当ディーンの予算計画、管理ならびに報告を行う

応募方法

こちらより応募書類を添付してください。

https://asp.gigacc.com/user/~sa/a1r04kbo7kvudf2tja5cv911ms
*機密情報を取り扱う為のセキュアなファイル送信システムです。

応募書類:

  • カバーレター(和文及び英文)
  • 履歴書及び職務経歴書(和文及び英文)
  • 照会先3名~5名の氏名・連絡先(内一名は前職の上長であること)

提出締切り:

2019年12月21日 (書類を受領次第、選考を開始します。また適任が決まり次第、募集を終了いたします。)

受入時期:

できるだけ早期

雇用について:

本学園のスタッフは、ほとんどが契約社員として、1~2年で契約更新を行います。

有期労働契約が反復更新されて通算5年を超えたときは、労働者の申込みにより、期間の定めのない労働契約(無期労働契約)に転換できるルールも開始しています。

任期・勤務時間:

常勤、3ヶ月の試用期間を含む2年間の任期制雇用(更新可)。
フレックス制 (コアタイム10:00-15:00)実働7.5時間×月間労働日数

給与・待遇:

本給:320万円~720万円(ジョブクラス: アドミニストレイティブスタッフII-III, A2-A3)

※年収幅が広いですが、ご本人の経験能力に応じて、本学園の規程に基づき決定いたします。

赴任手当、住宅手当、通勤手当
年次有給休暇、夏季休暇、
私学共済 (http://www.shigakukyosai.jp/)

選考について:

書類選考 > 1次面接(沖縄本学園またはSkype等のオンラインにて)> 2次面接 (沖縄本学園にて行います) >内定通知

※2次面接は、旅費を負担いたします。

※1次面接と2次面接の間に、場合によりメールでの筆記試験を行っていただくこともあります。

免責事項:

  • 沖縄科学技術大学院大学(OIST)では、ポジティブ・アクション(積極的改善措置)を採用しており、教員、学生及び職員の多様性を尊重しています。女性及びマイノリティの方々からの応募を歓迎いたします。
  • 応募書類は機密情報扱いとし、応募書類は返却されません。応募者には必ず選考結果を通知いたします。
  • 兼業に関しましては本学園の方針をご確認ください。(https://groups.oist.jp/ja/acd/information-disclosure/)
  • 詳細は本学園のホームページ参照(http://www.oist.jp/)

応募必要条件

職務経験 3年以上
キャリアレベル 中途経験者レベル
英語レベル ビジネス会話レベル (英語使用比率: 50%程度)
日本語レベル ビジネス会話レベル
最終学歴 大学卒: 学士号
現在のビザ 日本での就労許可は必要ありません

スキル・資格

Qualifications 

  1. Minimum of 5-10 years administrative working experience in an international environment.
  2. Strong interpersonal skills; ability to communicate clearly and concisely, both orally and in writing with cultural sensitivity and flexibility.
  3. Proficient in English and Japanese (written and spoken).
  4. Ability to judge priorities and run multiple tasks and projects in parallel under minimum supervision.
  5. Experience in budget analysis.
  6. Experience and ability to interact/communicate appropriately with senior level executives in academic, governmental and private sectors.
  7. Excellent skills to operate office equipment including computers (Outlook, Word, Excel, Power Point, etc.). Proficient in the use of the internet as a source of information.
  8. Aptitude and interest necessary to further develop knowledge and abilities and to maintain positive a work relationship with other divisions/sections of OIST.
  9. Bachelor’s degree.

応募資格:

  1. 国際的な環境における5年から10年の実務経験
  2. 高い対人スキル;多様な文化的背景を踏まえた気配りと柔軟性をもって、口頭ならびに書面にて明快にコミュニケーションが取れる
  3. 口頭ならびに文書の読み書きにおいて、日本語ならびに英語に堪能である
  4. 最小限の指導監督の下、タスクやプロジェクトに優先順位をつけ、複数を同時に処理できる能力
  5. 予算管理の経験
  6. 大学、政府機関ならびに民間の執行役員クラスと双方向に会話ができる
  7. 十分なパソコンスキル(Outlook, Word, Excel, Power Point等)を有し、インターネットを活用した情報入手に長けている
  8. 知識と能力をさらに発展させ、また学内の他部署との良好な協働関係を維持するために必要とされる適性と関心
  9. 4年制大学卒業

勤務地

  • 沖縄県, 国頭郡恩納村

労働条件

勤務形態 契約
給与 300万円 ~ 700万円
勤務時間 9:00-17:30 (フレックス制)
休日・休暇 週休二日(土日)及び祝祭日
配属部署 Grants and Research Collaborations Section
採用企業情報

学校法人 沖縄科学技術大学院大学学園

急募:秘書兼パートナーシップ・コーディネーター/Secretary & Partnership Coordinator  - 931142

会社概要

会社の種類 大手企業 (300名を超える従業員数)
外国人の割合 外国人 多数

会社説明

The Okinawa Institute of Science and Technology Graduate University (OIST) is a dynamic new graduate university of science and technology in Okinawa Prefecture, Japan. The university is located on 85 hectares of protected forestland overlooking beautiful shoreline and coral reefs. The campus is striking architecturally, and the facilities are outstanding (OIST campus video tour). There are no academic departments, which facilitates multidisciplinary research. Outstanding resources and equipment are provided and managed to encourage easy access and collaboration. English is the official language of the University, and the university research community is fully international, with more than 50 countries represented. OIST is rapidly gaining recognition in the worldwide academic community as a model for excellence in education and research.

沖縄科学技術大学院大学(OIST) は、沖縄県にある、革新的モデルを目指す科学技術に特化した大学院大学です。本学は、85ヘクタールの敷地に広がる大自然の中に設立され、美しい海岸とサンゴ礁を見下ろす場所に位置します。キャンパスは建築学的観点から見ても印象的なこだわりが施され、その自然の中にある大学施設を際立たせています(OIST campus video tour)。学部の壁を作らないことで、学際的な研究成果を生み出せる環境を提供し、また学内の誰もが、最高水準のリソースへのアクセスと研究機器の利用が可能で、共同研究に生かせるような仕組みを整えています。学内では英語を公用語とし、50ヵ国以上から集まる研究者コミュニティは真の国際性を保持しています。OISTは、教育および研究における卓越したモデルとして、世界の学術界からの認知度が急速に高まっています。