Transport & Operations Managers - 834634

Transport & Operations Managers

Work for a specialised event agency!

募集職種

採用企業名
iLUKA Japan
求人ID
834634  
部署名
Transport/Operations  
勤務形態
契約  
勤務地
東京都 23区
給与
経験考慮の上、応相談
更新日
2019年01月17日 08:50

応募必要条件

職務経験
3年以上  
キャリアレベル
中途経験者レベル  
英語レベル
ビジネス会話レベル  
日本語レベル
流暢  
最終学歴
中・高等学校卒  
現在のビザ
日本での就労許可が必要です  

募集要項

「トランスポート&オペレーションズ マネジャー」として、世界最高のスポーツイベントの運営を専門とするチームの一員となる、一生に一度の機会です。

トランスポート&オペレーションズチームは輸送・運営戦略、輸送システムの企画と立案、また2019年と2020年に日本で開催される二つの世界的なスポーツイベントに向けた、ブランドエクスペリエンスやホスピタリティプログラムの企画を担当します。

輸送か運営のどちらか、または両方のご経験をお持ちであれば是非ご応募ください!

トランスポート&オペレーションズチームでは、多くの職種で積極採用中です。
*契約:2020年10月まで

主要な職責:
トランスポート

  • イベントに先立ち全ての輸送システムの立案と準備
  • 会場の地理や様々な道順に関する知識の蓄積
  • 緊急時の計画を含め、効率的・効果的な輸送システムの構築
  • イベント時に使用するトランスポートオペレーションズ マニュアルの作成。ルート地図、運転手とトランスポートチーム用に出来事や事故などを記録する為のログの作成
  • 会場における、あらゆる輸送オペレーションの管理
  • プログラムマネジャーと共に、輸送スケジュールの立案
  • 全てのサプライヤー企業と効果的でプロフェッショナルな関係を築く
  • 積込みと発送システムの考案とイベント時のその管理
  • 全ての安全作業手順を理解しお客様の警備担当とも調整することで、輸送計画に必要な全ての安全策を盛り込む
  • 運転手やホストが、自身が運転する自動車やトラックの安全面に精通するようにする
  • トランスポートチームや輸送業務に携わる他のイベントチームの訓練と管理を行う
  • 運転手とチームの勤務プランを準備し、ドライバーがシフト間に十分な休息をとれるようにする
  • オリンピックにおける様々な手順や手続きを理解する

オペレーションズ

  • ホスピタリティー/人員/ブランドのオペレーション面全ての管理・監督
  • オペレーション面におけるサプライヤー管理
  • 社内の他の部門との効果的な運営、コミュニケーションシステムの構築
  • ホスピタリティー/人員プログラムに精通し、毎日のスケジュールを作成
  • 全ての管理者との調整を図り、プログラムの各領域において必要なサポートや運営に必要な正確な情報を、確実に得るようにする
  • チームの役割や職責、目標を明確にし皆の理解を図る
  • お客様の警備担当やチームと共に、詳細なHSSE手順を作成(例. 事故発生時の管理手順、報告、警備・安全規定)
  • キーアカウント マネジメントチームを補佐し、日々の運営に関して指示を提供する。
  • 詳細な運営マニュアルの作成
  • お客様の要求を満たす詳細なトレーニングプランの立案
  • 必要に応じチームとお客様向けの資料の作成
  • 特定の目的に絞ったトレーニングプランの立案
  • 会場見学の予定を組み参加する、お客様との打ち合わせへの出席
  • 全てのプロジェクトチームが卓越したカスタマーサービスを提供できるよう例をもって自ら示す
  • 全てのスタッフにiLUKAが求めるサービスレベルやハウスキーピング規定が理解されるように努める
  • スタッフの宿泊施設の管理

We have a unique and a once in a lifetime opportunity for a team of experienced Transport & Operations Managers, who will be joining a team who specialises in delivering world class operations for the world’s greatest sporting events.
The Transport & Operations Team are responsible for developing and planning the transport & operations strategy and systems for our transport, brand experience and hospitality programmes for the two global sporting events in Japan in 2019 and 2020.
You may have experience in Transport or Operations, or you may have experience in both, either way we are really interested in hearing from you, we are recruiting numerous roles within this team and our roles are fixed term contracts ending in October 2020.

Key Responsibilities

Transport:

  • Pre-event planning and preparation of all transport systems
  • Develop a comprehensive geographical knowledge of the area and the various routes
  • Establish efficient & effective coach transport system including emergency plans
  • Produce event time Manuals including Transport Operations Manual, route maps and incident & accident logs for drivers and transport teams
  • Management of all on site transport operations
  • Alongside the programme manager develop transport schedule
  • Build effective and professional working relationships with all suppliers
  • Devise coach loading and dispatch system and manage during event time
  • Understand all security procedures and collaborate with client Security Team to implement all necessary safeguards in to transport planning
  • Ensure drivers and/or hosts are fully conversant with safety aspects of vehicle
  • Train and manage transport team and wider event team as necessary on all elements of transport
  • Prepare roster plans for drivers and transport team, to ensure drivers have adequate breaks between shifts.
  • Understand Olympic Procedures and Protocols

Operations:

  • Manage/Oversee all designated operational elements of the hospitality/workforce/Brand experience programmes
  • Manage supplier relationships across operational areas
  • Establish effective operational systems and Establish effective communication systems with other internal operational departments
  • Develop a clear understanding of the Hospitality/workforce programme and produce daily schedules
  • Co-ordinate inputs from all management to ensure that each area of the programme has the required support and correct data to perform
  • Develop a clear understanding of the team roles, responsibilities & expectations
  • Work with client Security and client internal teams to agree and set up detailed HSSE practices (e.g. Incident Management protocol, Reporting, Security and safety principles)
  • Provide support to key account management team and day to day guidance on operational considerations
  • Research, plan and produce detailed operations manual
  • Produce detailed training plan for client training requirements
  • Produce team and client documentation as required
  • Establish specific training needs for programme
  • Plan and attend site trips, client meetings as agreed
  • Lead by example to ensure all project team delivers outstanding customer service
  • Ensure all staff are conversant with iLUKA standards and housekeeping guidelines
  • Manage staff accommodation

スキル・資格

スキル、知識、専門性:

  • 日本語と英語を理解できる
  • イベントにおいて輸送やオペレーションに携わった実務経験
  • 優れたITスキル、特にエクセルとパワーポイントに長けている。また異なるプラットフォームやデバイスで使用することに問題のない方
  • プロジェクトマネジメントの経験
  • 書面と口頭、共に優れたコミュニケーション力をお持ちである
  • チームを管理された経験
  • リーダーシップ

その他:

  • 自ら例を示す
  • 全ての業務に対して積極的、前向きに取り組み、高い信頼性を提供できる
  • エネルギーに溢れ、要求は高いがフレンドリーな職場において、必要な際は長時間の勤務もいとわない
  • 高いプレッシャー下においても、落ち着いてプロフェッショナルな態度で仕事に取り組むことができる
  • 優先順位を付け取り組み仕事量の多さに対応できる
  • 柔軟で熱心、自信に満ち、外交的である

Skills, Knowledge, Expertise

  • Bilingual Japanese/English
  • Previous experience in a transport role or an operational role at an event with a demonstrable understanding of transport or operations.
  • Excellent IT skills, especially Excel and PowerPoint, confident using different platforms and devices
  • Project management experience
  • Strong communication skills, both written and verbal • Previous team management experience
  • Leadership Skills

Attributes

  • Lead by example
  • Proactive, positive approach to all tasks with high degree of reliability
  • High energy, comfortable working potentially long hours in a demanding but rewarding and friendly environment
  • Able to work in a calm, professional manner in a pressured environment
  • Ability to prioritise a demanding workload
  • Flexible, enthusiastic, confident, outgoing

会社説明

The iLUKA team has been putting sponsors, broadcasters and other stakeholders at the heart of the world’s greatest sporting events for more than 20 years.  Established in 1992, iLUKA has in this time worked with many of the world’s leading brands as they activate their rights of sponsorship.  Services include Strategic Consulting, Hospitality Programme Management, Venue Design and Overlay, Games time Readiness planning, Brand Showcasing, Merchandise and Outfitting.

With a unique understanding of the special balance between strategic ambition, the local culture and operational viability at major sporting events, the iLUKA team supports clients in ensuring that programmes deliver genuine business value, a unique brand experience and responsible operational delivery on time and on budget.  
 
iLUKA joined the CSM Group in 2012, one of the world’s leading sports marketing groups, chaired by Lord Sebastian Coe.  CSM is a subsidiary of Chime Communications Limited.

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