秘書(エグゼクティブアシスタント) - 615806

秘書(エグゼクティブアシスタント)

沖縄の美しい自然に囲まれたキャンパスで働いてみませんか!

募集職種

採用企業名
学校法人 沖縄科学技術大学院大学学園
求人ID
615806  
外国人の割合
外国人 多数
勤務形態
その他  
勤務地
沖縄県, 国頭郡恩納村
給与
経験考慮の上、応相談
更新日
2016年09月27日 08:50

応募必要条件

職務経験
3年以上  
キャリアレベル
中途経験者レベル  
英語レベル
ビジネス会話レベル  
日本語レベル
ネイティブ  
最終学歴
大学卒: 学士号  
現在のビザ
日本での就労許可は必要ありません  

募集要項

秘書(エグゼクティブアシスタント)

職務概要:
沖縄科学技術大学院大学(OIST)の施設管理ディビジョンの主要な役割は、OISTの土地、建物・施設を管理し、OIST全メンバーが業務を安全な施設で効率的に遂行できる環境を運用・維持することです。副学長(施設管理担当)は、OISTの施設管理に係る方針及びルールが一貫して適用され、常時確実に順守されるよう努めます。また、同副学長は、建設及び施設管理に関し、OIST役員及びシニアレベル・エグゼクティブ、さらに必要に応じ、OIST全体に説明する責任があり、キャンパスの新規の建設工事、施設の改修、スペースの割当てについての要望に関する窓口となり、評価を行い、決定事項を伝え、合意事項を実施する役割を担います。

この度、同ディビジョンの事務管理業務を担当し、副学長をサポートする副学長(施設管理担当)付エグゼクティブアシスタントを下記の通り募集します。

A bilingual executive assistant to the Vice President for Facilities Management is needed to support the Vice President with administration of the Division.

勤務地
沖縄県恩納村字谷茶1919-1

職務内容:

  1. 施設管理ディビジョンのアドミニストレータとして、同ディビジョンの日々の業務の遂行にあたる副学長(施設管理担当)をサポート
  2. OISTへの補助金に関するルールを理解し、同ディビジョンの活動におけるコンプライアンスを確保
  3. 同ディビジョンの予算執行状況を含めた予算管理
  4. 書類・契約書を管理し、ディビジョンの予算統計データを作成
  5. ディビジョンの人事管理
  6. 必要に応じ、書類、レター、報告書を日英で作成
  7. 副学長が出席する会議でメモ・議事録を取り、必要なフォローアップをし、副学長をサポート
  8. 同副学長が主催する会議の事務局支援
  9. ディビジョンの主要窓口を担う
  10. スケジューリング、会議の招集、出張手配などの秘書業務

任期
常勤、3ヶ月の試用期間を含む2年間の任期制雇用(更新可)

勤務時間: 9:00-17:30

給与:
本学園の規程に基づき経験・能力に応じて支給する
本給:720万円~1130万円 (ジョブクラス: スペシャリストII, A5)

待遇:
赴任手当、住宅手当、通勤手当
年次有給休暇、夏季休暇、
私学共済 (http://www.shigakukyosai.jp/)

スキル・資格

応募資格:
(必須)

  1. 優れた日本語及び英語能力(読み書き、会話)
  2. 学士号以上の学歴
  3. 組織内における、組織全体または部門内の予算管理の実務経験。
  4. 2年間の中堅レベルの経験を含む、事務管理職における5年以上の実務経験
  5. 政府機関や大学、企業のシニアレベルの役職者と円滑に業務を行う能力、及び実務経験。
  6. 優れた対人スキル
  7. 組織能力及び変化に対応するスキル
  8. MS Officeの使用経験を含む優れたコンピュータスキル

(尚可)

  1. 国際的な環境での実務経験
  2. 補助金や他の政府資金を扱う業務経験

【応募方法について】
まずは、キャリアクロスの応募フォームで応募いただき、1週間以内に下記の提出書類を、メール又は、郵送でお送りください。
すべての書類がそろい次第、書類選考を進めさせていただきます。選考結果は、後日、担当者より必ず連絡させていただきます。

提出書類:
・    カバーレター(和文及び英文)
・    履歴書及び職務経歴書(和文及び英文)
・    照会先3名~5名の氏名・連絡先(内一名は前職の上長であること)
※    採用情報を最初にどこでご覧になったか記載してください。

採用予定日: できるだけ早期

提出締切日:
定員に達し次第終了。適任者を決定するまで継続します

書類送付先:
下記電子メールアドレス宛送信すること
recruiting#oist.jp
 (メール送信の際は#を@に置き換えて下さい)

または、封筒に「応募職種」を記載し、以下の住所に郵送で提出して下さい
〒904-0495 沖縄県恩納村字谷茶1919-1
(学校法人)沖縄科学技術大学院大学学園
人事マネジメント・セクション 採用チーム

* 沖縄科学技術大学院大学(OIST)では、ポジティブ・アクション(積極的改善措置)を採用しており、教員、学生及び職員の多様性を尊重しています。女性及びマイノリティの方々からの応募を歓迎いたします。
* 応募書類は機密情報扱いとし、応募書類は返却されません。応募者には必ず選考結果を通知いたします。
* 兼業に関しましては本学園の方針をご確認ください。
(https://groups.oist.jp/ja/acd/information-disclosure/)
* 詳細は本学園のホームページ参照(http://www.oist.jp/)

会社概要

沖縄科学技術大学院大学(OIST)は、科学技術に関する教育研究の新しいモデルとなることを目指し、2011年に創設された大学院大学です。沖縄の美しい自然に囲まれたキャンパスには、世界中から最優秀の学生が集い、国際的にもトップクラスの教授陣から懇切な指導を受けながら、最先端の施設で各々の研究に取り組んでいます。OISTが特に重視するのは学際的なアプローチです。創造力が培われ、研究者同士の交流が促される環境を創出し、個々の学生に合わせたユニークな博士課程プログラムを提供しています。OISTは単一の研究科・専攻のみを設け、分野の壁がなく、世界各国から教員や学生が集まる国際色豊かな大学です。現在、神経科学、分子科学、数学・計算科学、環境・生態学、物理科学の分野を中心に、国内外の優れた頭脳が沖縄に集結しています。ここ沖縄の地から世界に向けて、これまでにない新しいサイエンス、そして教育の在り方を発信していきます。

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