Office Admin coordinator/某大手アメリカのAI企業

English folllows Japanese:
■ Role Summary
Japanオフィスにおける受付・オフィス運営全般を担当し、社員・来客にとって快適で安全な職場環境を維持します。来客対応から会議室管理、備品・郵便対応、イベントサポートまで幅広く対応します。
 

■ Key Responsibilities

• 来客対応、Visitorカード発行・管理、呈茶、代表電話対応

• 会議室の準備・整備、AV/モニター確認、会議室運営サポート

• 郵便物・宅配便の受取、発送、配布

• Pantry補充（飲料・スナック等）、備品・在庫管理、発注

• 日次オフィス巡回、清掃・安全確認、整理整頓

• ベンダー対応（清掃、設備、IT、ケータリング等）

• イベント運営サポート（会場準備、受付、当日運営）

• 新入社員受入サポート、オフィスツアー

• 請求書・納品書管理、紛失物管理　
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Role Summary

The Workplace Experience Coordinator will manage day-to-day office operations in Japan and provide a professional and welcoming experience for employees, visitors, and partners. This role covers reception support, meeting room management, office supply control, mail handling, vendor coordination, and event support. 

Workplace Experience Coordinato…

Key Responsibilities

• Welcome and support visitors, manage visitor passes, handle reception duties, and provide hospitality (tea/coffee service)

• Answer and manage main phone calls and general inquiries

• Manage meeting room setup, cleanliness, and monitor/AV checks

• Handle mail, shipping/receiving, deliveries, and internal courier services

• Maintain pantry supplies (snacks, drinks, coffee/tea) and manage inventory and ordering

• Support office cleanliness, daily inspections, and general organization

• Coordinate with vendors and building management (cleaning, maintenance, IT support, catering, etc.)

• Support internal events, office activations, and event setup (including POP/signage support)

• Support onboarding of new hires (desk setup, office tour, equipment preparation)

• Support invoice/delivery slip filing and lost & found management
   

■ Requirements

• 3年以上の受付・総務・オフィス管理・施設管理などの経験

• マルチタスク対応力、細部への注意力

• PCスキル（Google Workspace / Excel等）

• 社内外と円滑にコミュニケーションできる方

• 英語力（ビジネスレベル）

■ Ideal Candidate

• 明るくホスピタリティがある方

• 自走でき、問題解決型の方

• 変化の多い環境でも柔軟に動ける方 

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Requirements

• 3+ years of experience in office administration, reception, hospitality, facilities, or workplace operations

• Strong multitasking skills and attention to detail

• Strong communication skills (in-person, email, phone, Slack, etc.)

• Proficiency in basic PC tools (Google Workspace, Excel, Outlook, etc.)

• Business-level English is required