PR/086992 | Assistant Financial & Administration Manager (m / f / d)

ÜBERBLICK 
Ein führendes japanisches Unternehmen in der Marineelektronikbranche sucht einen Assistant Finance & Administrative Manager. Der ideale Kandidat wird für die Verwaltung verschiedener administrativer und buchhalterischer Aufgaben verantwortlich sein und einen reibungslosen Betrieb innerhalb des Unternehmens sicherstellen.

AUFGABEN

Finanzielle Angelegenheiten (allgemein)

• Verantwortlich für die finanzielle Seite von FDE, insbesondere in Bezug auf die Prognose und die Entwicklung der Liquiditätsposition
• Überprüfung der Bankabstimmungen für alle Bankkonten
• Überprüfung und Sicherstellung ordnungsgemäßer Buchungen von monatlichen Journalen, Forderungen und Verbindlichkeiten usw. im Buchhaltungssystem
• Sicherstellung eines reibungslosen Monats-, Quartals- und Jahresabschlusses
• Überprüfung aller monatlichen Prüfungspläne zur Sicherstellung der Genauigkeit
• Vorbereitung von Rückstellungen für Boni, Aktien, Garantien und Steuern auf vierteljährlicher Basis
• Kontrolle der Zahlungen von Händlern, Kreditkontrollen, uneinbringlichen Forderungen und zweifelhaften Konten
• Verantwortlich für die Zahlung von Lieferanten und Mitarbeitergehältern/-zulagen gemäß optimalem Cash-Management
• Vorbereitung und Abgleich des Gehaltsberichts über das Journal zusammen mit den relevanten unterstützenden Dokumenten auf monatlicher Basis
• Zusammenarbeit und Unterstützung mit externen Prüfern und Steuerberatern in Prüfungs- und Steuerangelegenheiten
• Monatliche Steuerberichte (MwSt., Körperschaftssteuern, Intrastat usw.)
• Unterstützung bei der Erstellung von Jahresbudgets
• Anleitung geeigneter Buchhaltungsmitarbeiter zur Bereitstellung genauer und aktueller Aufzeichnungen der Transaktionen des Unternehmens

• Einhaltung gesetzlicher Finanz- und Personalangelegenheiten (neue Vorschriften, Satzungen, Arbeitgeberverbände, Gewerkschaftsangelegenheiten usw.)

   

Allgemeine Verwaltungsangelegenheiten

• Enge Zusammenarbeit mit internen Kunden zur Sicherstellung eines reibungslosen Betriebs zwischen den Abteilungen
• Unterstützung bei der Überwachung des täglichen Betriebs der Buchhaltungsabteilung, einschließlich, aber nicht beschränkt auf Umsatz-, Kostenanalyse und Cash-Management
• Verantwortlich für die Erledigung administrativer Aufgaben, Rechnungsstellung, Zahlungen und Buchhaltung
• Vorbereitung, Pflege und Kontrolle der Genehmigungsverfahren mit den Aktionären (Resolution Slip Procedure)
• Verantwortlich für Versicherungsangelegenheiten, einschließlich Mitarbeiter, Inventar und Vermögenswerte
• Fuhrparkmanager und Ansprechpartner für Firmenfahrzeuge
• Bürogebäudemanager und direkter Ansprechpartner für alle Einrichtungen von FDE
• Vorbereitung und Überprüfung interner monatlicher Managementberichte
• Kontrolle von Umsatz/Marge/Ausgaben und Anwendung von Korrekturmaßnahmen bei Abweichungen (Leistungsmanagement)
• Vorbereitung und Bereitstellung von Berichten auf Anfrage anderer Abteilungen
• Unterstützung/Assistenz bei der Verwaltung/Kontrolle des Qualitätsmanagementhandbuchs

• Unterstützung/Assistenz bei der Verwaltung/Kontrolle von IT-Tools/Infrastruktur

   

Personalangelegenheiten

• Vorbereitung der monatlichen Gehaltsabrechnung (in Zusammenarbeit mit externen Partnern)
• Ansprechpartner für die Kontrolle, Vorbereitung und Anpassung von Arbeitsverträgen
• Überwachung des Zeiterfassungssystems und Überwachung von Überstundenkonten und Urlaub

QUALIFIKATIONEN 
 

• Abschluss in einem wirtschaftlichen Bereich oder vergleichbare kaufmännische Ausbildung
• Erste Erfahrungen im kaufmännischen Bereich/Buchhaltung
• Kenntnisse in der Buchhaltung (deutsches HGB)
• Allgemeine Kenntnisse des deutschen Steuersystems (MwSt., Körperschaftssteuern)
• Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse

VORZÜGE 

• Firmen-Business-Bike-Regelung
• 30 Tage Urlaub basierend auf einer 5-Tage-Woche
• Mobiltelefon; Laptop; Ausrüstung für mobiles Arbeiten