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Job ID : 1027567 Date Updated : May 22nd, 2020
外資系会社であなたの語学力を活かせます!インセンティブあり

【直接採用│Direct Hire】社長秘書兼オフィスアドミニストレーター│PA to President&Admin

Hiring Company スキルハウス・スタッフィング・ソリューションズ 株式会社
Location Tokyo - 23 Wards, Minato-ku
Job Type Permanent Full-time
Salary 3.5 million yen ~ Negotiable, based on experience

Job Description

概要

スキルハウスの社長秘書及びオフィス業務のアシスタント(ポジション)となります。 当社は、成長を続けるITプロフェショナル専門の人材紹介・派遣会社であり、私たちと一緒に仕事をしてくれる有能なパーソナルアシスタントを探しています。
役割は、多岐にわたりマルチタスクであり、多面的でスピード感を求められます。 チームの一員として会社と共に成長し、自らのパフォーマンスも向上させることを楽しめる方、是非、応募ください。

■社長秘書業務

  • 電話、メッセージ、手紙など企業コミュニケーションへの対応と管理
  • 業務に関連した情報の速やかな伝達
  • 社長のスケジュール調整
  • 必要に応じマーケット調査またはビジネスに関連したリサーチサポート
  • 経費精算、費用管理およびその他予算管理
  • マーケティング、プロモーション、PRのサポート
  • 議事録の作成
  • 社長の個人的な業務を効果的かつ積極的にサポート
  • 会員、クラブ、業界団体との調整と管理
  • 海外グループ会社との会議調整や文書の送受信
  • 翻訳業務(英語、日本語)
  • ビジネス出張、プライベート旅行などの手配サポート
  • スタッフの記念日、表彰、インセンティブ、誕生日の管理
  • ビジネスイベントとソーシャルイベントの両方での社長の全面的なサポート

■オフィス管理
受付業務

  • 代表番号の電話応答をし、適切なスタッフまたはビジネスユニットに転送する
  • すべての会議室と面接室のスケジュール管理
  • 郵便物の手配:荷物、封筒の料金を調べ、郵便物の投函、必要に応じ配達サービス手配
  • ビジター対応、温かくフレンドリーな歓迎
  • ビジターを会議室に案内、飲み物などの提供、ビジターの来社を担当スタッフへ伝達
  • 会議室やインタビュー室の整理整頓
  • 必要に応じ社内スタッフのサポート

事務的な業務

  • 会社のファイリングシステムの管理
  • 会社の機器、サービスの管理
  • (ITサポート会社との連絡、HW / SW、通信、電話、文房具、印刷、オフィス内メンテナンス、コーヒーや飲料水、PR/マーケティング、法務などを含む)
  • ITサポート会社と連携し、社内機器を管理
  • スタッフに対するインセンティブの管理
  • クライアント基本契約書のファイリングと管理
  • オフィスの効率的な運営とその管理機能
  • 社内スタッフ採用の応募者管理

Overview
This is a wonderful long term career opportunity working for Skillhouse in the role of Personal Assistant to President & Office Administrator. Skillhouse is an IT Staffing and Services company that continues to grow and we are looking for a talented personal assistant to join our family. The role is dynamic, fast moving, multitasking and multifaceted. If you enjoy working in a small and growing company, where your contributions greatly improve the overall performance of the company, you are encouraged to apply.

President’s Personal Assistant

  • Assist with calls, messages, letters, corporate communications, etc.
  • Provide information, both with business and private related matters
  • Organize President’s schedule
  • Provide market research or business research when required
  • Calculation of expenses and other general financials
  • Assist with Marketing, Promotion and Public Relations
  • Preparation of meeting minutes
  • Manage all Presidents personal matters effectively and proactively
  • Coordination and management of memberships, clubs and business associations
  • Coordinate meetings and sending/receiving documentation to overseas entities
  • Translation of documentation
  • Personal travel planning and personal activity support
  • Management of all staff anniversaries, awards, incentives and birthdays
  • Overall support of President in both business and social events

Office Administration

  • Company Reception
  • Answer all incoming calls and direct incoming calls to appropriate staff members or business units
  • Responsible for the scheduling of all meeting and interview rooms
  • Handle all mail: placing appropriate postage on packages, envelopes and carrying mail to post office – also arrange for delivery service when needed
  • Receive and greet each visitor with a warm and friendly welcome
  • Place visitors in appropriate meeting or interview room and notifying the staff member that a visitor is waiting; Serve all visitors refreshments
  • Make sure all meeting and interview rooms are clean
  • Provide general assistance to all staff in office

General Administration

  • Maintain general company filing system
  • Management of all company vendors, equipment and goods including, but not limited to: IT Support, HW/SW, telecommunications, telephone, stationary, printing, building maintenance, coffee and water, promotion and marketing, legal, office equipment, etc.)
  • Organize IT support provided by IT vendor and manage IT inventory
  • Management of companywide incentives for all staff
  • Client Master Agreements filing and management
  • Efficient running of the office and its administrative functions
  • Management and organization of all internal candidates and interviewing process

General Requirements

Minimum Experience Level Over 3 years
Career Level Mid Career
Minimum English Level Business Level (Amount Used: English usage about 50%)
Minimum Japanese Level Native
Minimum Education Level High-School or Below
Visa Status Permission to work in Japan required

Required Skills

  • 日本国籍(必須)
  • 流暢なビジネス英語
  • パソコンとMS Officeが使える
  • コミュニケーションスキルに長けている(口頭や書面)
  • ベンダー管理スキル
  • 数字や計算が得意
  • 積極的で自ら行動できる
  • 常に改善を考え、生産性を向上させる
  • 信頼されて物事に自ら取り組む
  • 問題解決能力、マルチタスク
  • システムやプロセスを改善することに積極的で熱意がある
  • Japanese national (must)
  • Strong English Business Language
  • Strong PC an MS Office
  • Strong and effective communication skills (verbal and written)
  • Strong vendor management skills
  • Good at numbers and calculations
  • Proactive and Independent worker
  • Always looks for improvement and to increase productivity
  • Reliable and takes initiative
  • Strong problem-solving and multitasking
  • Proactive and eagerness to improve systems and processes

Job Location

  • Tokyo - 23 Wards, Minato-ku
  • Ginza Line, Toranomon Station

Work conditions

Job Type Permanent Full-time
Salary 3.5 million yen ~ Negotiable, based on experience
Salary Bonuses Bonuses paid on top of indicated salary.
Work Hours 9:00-18:00
Holidays 土日祝日/有給休暇/慶弔休暇など
Job Division 社長秘書およびオフィスアドミニストレーター
Hiring Company Information

Skillhouse Staffing Solutions K.K.

【直接採用│Direct Hire】社長秘書兼オフィスアドミニストレーター│PA to President&Admin - 1027567

Company Details

Company Type Small/Medium Company (300 employees or less) - International Company
Non-Japanese Ratio About half Japanese

Company Description

スキルハウスは、ITに特化した人材紹介・派遣会社です。
IT分野の人材紹介、人材派遣、アウトソーシングを行っております。
クライアントには日系・外資系の大手企業も多く、開発、ネットワーク、管理職、ITサポートの各職種で数千人規模の登録者を有しております。
主に首都圏エリアの日本/外資企業でのIT関連ポジションを幅広く扱っております。

スキルハウスでは、職務経験また国際色豊かなコーディネーターより求職者のキャリアゴールサポートを行います。次へのキャリアパスを求職者の技術面だけでなく、求職者の性格、また企業環境の希望など多方面からお話をお伺いします。またスキルハウスでは、ベストマッチしたポジションをご案内し、経歴書作成からミーティング準備、オファー交渉まで採用プロセスにおいての各ステップにてお手伝いいたします。是非一度お問い合わせください。 一人一人のご希望と、ご経験に基づくご案内はもちろん、自分では気づかなかった可能性を広げるようなコンサルティングをご提供いたします。

Skillhouse support your next career move.
Our Coordinators are multinational, and come from varied backgrounds including IT training, human resources and technology. We consult with you on your career path, considering criteria such as your interests, technical skillset, personality and preferred company environment. We introduce you to the best opportunities with our clients, and assist you in every step of the hiring process, from resume and interview preparation to offer negotiations. We truly hope to support you for your next career goal. We are looking forward to hearing from you!